Organiser un voyage scolaire: par où débuter?



Vous désirez organiser un voyage scolaire mais vous ne savez pas par où commencer ? Voici tout de suite les étapes que vous devrez suivre pour avancer sereinement et proposer un séjour parfait à vos élèves.

1 – Réfléchir à une destination pertinente

Pour commencer, vous devrez choisir une destination pertinente, c'est-à-dire une destination qui permettra aux élèves d'apprendre des choses en relation avec leur programme scolaire. Certains thèmes sont toujours intéressants à l'occasion de tels séjours, vous pouvez opter pour des visites historiques ou bien, plus ludiques, axer votre voyage sur l'observation des animaux par exemple.

2 – Définir le prix du séjour

La meilleure chose à faire est de choisir plusieurs options de séjours à des tarifs différents. Ainsi, si vous n'avez pas le budget adéquat pour l'option n°1, vous pourrez vous rabattre sur l'option n°2 ou n°3 par exemple.

Pour définir le prix du séjour, vous allez prendre en compte les transports, l'hébergement, les assurances, les repas, les frais d'accompagnement, les excursions, le carburant, etc.

3 – Lister les sources de financement

Quelles seront les sources de financement ? Vous devriez pouvoir demander une participation aux parents, puiser dans les fonds de l'établissement mais aussi bénéficier de subventions. L'objectif est bien entendu de proposer le tarif le plus bas possible aux familles.

4 – Se renseigner sur les aides possibles

Certaines familles auront sans doute droit à des aides financières. Renseignez-vous sur ce point et communiquez les informations aux parents d'élèves, cela permettra au plus grand nombre de pouvoir voyager.

5 – Choisir les dates de voyage

Une fois que vous saurez comment financer votre séjour, vous pourrez définir les dates de voyage en veillant si possible à éviter les jours fériés et les périodes peu recommandées par les voyagistes.

6 – Prendre en compte les particularités de chaque élève

Avant le départ, vous devrez lister les particularités des élèves : certains sont peut-être diabétiques, ont des allergies ou d'autres spécificités à prendre en compte. Soyez attentif à cela et surtout, faites en sorte d'être parfaitement équipé pour répondre à leurs besoins.

7 – Faire le point sur les documents à emporter

Du côté de l'établissement comme de celui des élèves, il sera impératif de faire le point sur les documents administratifs à emporter. Assurance, passeport, carnet de santé, etc. tout devra être prêt avant le départ.

Une fois que vous aurez terminé toutes ces étapes, vous serez en mesure de proposer le programme du séjour aux parents et de les informer sur les différents moyens de communication mis à leur disposition. N'hésitez pas à impliquer les élèves avant, pendant et après le voyage. Ceux-ci doivent comprendre qu'il ne s'agit pas uniquement d'un séjour de loisir mais que l'objectif est bel et bien de leur permettre d'apprendre toujours plus.

Si votre budget le permet, essayez de proposer des destinations exotiques, des pays rarement visités par les enfants, de cette manière, les élèves auront accès à quelque chose d'exceptionnel, qu'ils n'auront peut-être jamais l'opportunité de découvrir avec leurs parents.

Organiser un voyage scolaire ne s'improvise pas, cela demande beaucoup d'énergie et d'investissement. L'idéal est de travailler sur le projet en équipe afin de répartir les différentes tâches. Vous pouvez également demander de l'aide à une agence de voyages pour bénéficier de leur savoir-faire (notamment en termes de logistique) mais également pour profiter de tarifs avantageux (prix de groupe). L'agence de voyage sera en mesure de vous proposer un forfait “tout compris” afin de vous délester de toute la partie organisation (souvent très complexe).


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